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| Una de cada tres pequeñas y medianas empresas en México detectó al menos un fraude interno en el último año, lo que genera pérdidas de hasta 38% de sus ingresos dice Mario Rizo, socio de Salles Sainz Grant Thornton, consultora de contabilidad y finanzas con presencia en 40 países |
“Aunque en el país el 50% de las compañías reportó que
durante 2011 fue víctima de un fraude interno (malversación de fondos, traspaso
de clientes o robo hormiga) en las pymes el efecto económico y de clima laboral
resulta devastador. Esto porque en las firmas con una fuerza laboral de menos
de 100 empleados existe menor segregación de funciones y controles, además de
mayor confianza a los colaboradores” menciona Rizo.
El tiempo promedio
que toma descubrir un fraude en las empresas en general es de 18 meses en
promedio, tiempo perfecto para ocasionar pérdidas millonarias que incluso
pueden generar las quiebras de las pymes. “Por ello es
importante no sólo atacar el fraude una
vez detectado, si no también prevenirlo”, dice el también miembro de diversos
consejos de administración.
El especialista indica que los principales indicadores de
fraude son el control interno deficiente, conflictos de interés, comisiones
anormales, faltantes de inventarios, dependencia de pocos proveedores/clientes
y pólizas de diario anormales.
Las recomendaciones
de Rizo para facilitar la prevención/detección del fraude son:
1. Definir
un código de ética: La conducta de los miembros de la organización, desde la
primera línea hasta la última, debe verse regida por un código de ética común
definido por la propia organización en base a los valores que guiarán su
actuación. Esto permitirá aumentar la seguridad del desempeño honesto de los
empleados, además incrementará el sentido de pertenencia y evitará
contrataciones de personal con desviaciones éticas.
2. Actitud
del personal: Los cambios de temperamento constantes en el personal, suelen
indicar cierto estrés o nerviosismo por posible descubrimiento de operaciones
ilícitas. Cabe mencionar que no sólo se hace referencia a cambios de
temperamento hacia una actitud negativa sino también positiva, prueba de ello
es que en ocasiones los empleados no toman vacaciones y se podría presumir que
es debido a un gran compromiso hacia su desempeño en la empresa, pero existe la
posibilidad de que sea por no querer ser descubierto en su ausencia o bien
tener oportunidad de continuar con su estrategia.
3. Cultura
laboral: Asegurar que el ambiente laboral es positivo, mediante empowerment y
valorando la honestidad, sin que la dirección tome por sentado que todo
empleado es leal. Asimismo, se debe asegurar un trato justo entre empleados
(sobre todo en empresas familiares), donde todos estén satisfechos, sin
sentimientos de inferioridad o presiones excesivas.
4. Establecimiento
de políticas: Implementar políticas donde se especifiquen la existencia de
revisiones periódicas a registros contables, documentación, etc. Así como
inspecciones físicas de inventarios, las cuales deberán realizarse también de forma
espontánea, sin previo aviso.
5. Control
interno eficiente. Se requiere tener un control que permita dejar en claro las
líneas y personal que autorizará las operaciones que se generen. También
conviene una eficiente delegación de tareas que evite conflictos de interés.
6. Relación
con clientes y proveedores: En la mayoría de los casos se requiere que exista
acuerdo entre dos o más personas para llevar a cabo el fraude. No es necesario
ser empleado de la compañía para realizarlo. Así, una convivencia continua
fuera del trabajo con clientes/proveedores podría ser indicio de algún plan de
fraude. Se debe tener cautela en interior y exterior de la organización, no
sólo quien laboran dentro o conocen más de ella son los involucrados.
7. Comisiones:
Se debe mantener vigilado el establecimiento de comisiones o bonos a
vendedores, asegurar que los mismos sean coherentes, apegados a sus resultados,
así como definir de forma clara quien será el encargado de precisar el monto de
dichas comisiones. Prestar atención a bonos anormales o excesivos, que en
ocasiones no se les da relevancia si no afectan resultados.
8. Tecnología:
Contar con herramientas tecnológicas de seguridad como controles de acceso,
videocámaras y otros. Llaves inteligentes que restringen accesos a áreas no
autorizadas también son convenientes.
9. Evaluar
el riesgo: Discutir con la administración de la empresa y con los miembros de
la misma, su opinión acerca del riesgo de fraude y cómo se piensa que se están
manejando. Es necesario que el personal tenga en mente que la empresa se
encuentra vigilando este aspecto, llevando además a que sea del conocimiento de
todos, lo que implica el fraude, desde qué es hasta sus consecuencias.
10. Asesoría:
En ocasiones existen actitudes o circunstancias que se pasan por alto por la
misma rutina operacional, podrías tener ya un juicio viciado por la rutina,
para lo cual es importante contar con una opinión externa que llegue con la
idea clara de analizar la situación desde cero, al conocer la empresa desde su
base.
Finalmente, Rizo comenta que es conveniente darse el
tiempo de conocer a tus empleados, su compromiso hacia la entidad y su
satisfacción dentro de ella. Asimismo tomar en cuenta que un asesor en riesgos
y fraude podrán ser de gran apoyo tanto para prevenir como atacar este tipo de
fenómenos. “Las pymes no deben esperar a que las cosas sucedan para
solucionarlas. Prevenir es más efectivo y menos costoso”, refiere Rizo.
Fuente: Ivette Estrada Relaciones Públicas
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